Luar Biasa Pemborosan

Terkadang saya bingung deh dengan kebijakan yang seharusnya bisa dibuat murah menjadi mahal. Misalnya laporan Aktifitas harian pegawai yang harus dibuat setiap hari. Bayangkan saja.. dengan 4,5jt Pegawai Negeri Sipil di Indonesia.. yang diharuskan mengisi lembaran kertas, hitunglah selama bekerja 300 hari dalam setahun. Berapa banyak biaya kertas yang sebenarnya pun tidak akan dimanfaatkan dengan baik. 

Image

Bagus kalau kertas-kertas yang diisi itu memang dimanfaatkan sebaik-baiknya. Tapi kalau kertas-kertas laporan kerja itupun tidak dibaca, atau tiap hari isinya sama sehingga tidak dilirik, contohnya seorang honorer cleaning service dengan tugas: menyiram tanaman, menyapu, mengepel, mencuci piring dan gelas, dsb… setiap hari isinya hanya itu saja.. apakah itu tidak sama dengan membuang-buang duit?

Mungkin ada pertimbangan lain dari hanya sekedar isian ini.. tetapi sangat disayangkan jika tidak dipergunakan sebaik-baiknya. 

Saya sepakat, jika memang form isian ini nantinya menjadi wadah untuk menilai apakah seseorang mendapatkan beban kerja sesuai dengan porsinya. Atau sebagai bahan untuk penilaian ketika disebuah institusi memiliki kelebihan pekerja atau sebaliknya. Namun jika ini hanya menjadi salah satu lembaran yang tidak akan diperhatikan, mungkin lebih baik tidak dilaksanakan saja 🙂 Sayang kan, di satu sisi kita menekan penebangan kayu yang digunakan untuk membuat lembaran-lembaran kertas ini, sedangkan di sisi yang lain kita menggunakan kertas-kertas ini dengan tidak bijaksana. 

Nah, akan lebih baik jika kita semua sadar bahwa dalam setiap amanah jabatan dari posisi yang kita emban terdapat tanggung jawab yang sangat besar, sehingga kita bisa senantiasa mengerjakanan tugas kita dengan sebaik-baiknya. 

 

#RenunganVie

Email PNS Satu Pintu, Efektifkah?

Dari koran Fajar, korannya Sulawesi Selatan (2/1), saya membaca laporan tentang peraturan yang dikeluarkan pemerintah pusat tentang pemberlakuan aturan baru terkait aktivitas e-mail atau surat elektronik bagi para pegawai negeri sipil (PNS).

Image

Sungguh ironis ketika sebuah aturan dibuat dan diberlakukan, namun pendukung pelaksanaan aturan-aturan tersebut belum maksimal. Terkadang saya berfikir, bagaimana sebuah aturan itu dapat ditegakkan jika pelaku aturan tidak dapat memaksimalkan fasilitas dan potensi yang ada untuk menegakkan aturan tersebut. 

Sama halnya dengan aturan ini, yang dibuat untuk menghindari penyadapan. Apakah kemutlakan penggunaan domain yang sama justru memberikan peluang besar untuk penyadapan? Bagaimana dengan mekanisme pelaksanaan penggunaan email ini? 

Saya mencoba membuka domain website yang dimaksud, namun alih-alih bisa mendaftarkan diri, saya justru mendapatkan status “maaf, pendaftaran tidak dapat dilakukan karena terjadi gangguan pada bkn.go.id”.

Ketentuan yang diatur dalam Peraturan Presiden 81/2010 ini dipertegas dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) 6/2013. Menteri PAN-RB Azwar Abubakar mengatakan, saat ini seluruh instansi pemerintah pusat maupun daerah telah menggunakan perkembangan teknologi informasi untuk menunjang kinerja.

“Termasuk layanan e-mail,” katanya. Nah, masih banyak PNS yang menggunakan e-mail dengan domain nonpemerintah seperti Yahoo, Gmail, dan sejenisnya. (fajar 2/1)

Image

Kenyamanan berkomunikasi lewat email inilah yang menjadi perhatian pemerintah, karena ketidaktertiban PNS dalam mengirim atau menerima e-mail melalui domain nonpemerintahan berpotensi disadap pihak lain. Padahal banyak dokumen kedinasan yang berkategori rahasia atau untuk diketahui terbatas. “Kami ingin menata supaya PNS tertib dalam menjalankan roda birokrasi,” katanya.

Justru saya berfikir ketika website instansi pemerintahan masing-masing misalnya bkn.go.id, kemenpora.go.id, dsb dapat dikelola dengan baik, dan mendapat perlindungan IT yang layak, disertai aturan penyebaran informasi rahasia menggunakan account resmi pemerintahan, tentu saja setiap PNS yang memiliki account tersebut dapat lebih berhati-hati dan tidak akan menggunakan email pribadi dalam berkomunikasi terkait pekerjaannya atau informasi yang sifatnya rahasia.

Image

Namun dari pengalaman saya, ketika baru pertama kali bergabung dalam birokrasi PNS, ketika saya mengajukan pengusulan penggunaan email resmi go.id dan direspon positif oleh pimpinan kami. Pada saat itu, seluruh pejabat eselon diberikan email secara khusus dan diberikan alternatif password sebagai langkah awal. 

Namun dalam aplikasinya, ternyata para pejabat eselon tersebut tidak semuanya dapat mengakses email masing-masing dan membutuhkan bantuan staf untuk mengakses email mereka dikarenakan kondisi kerja di daerah yang terkadang masuk ke pelosok-pelosok daerah. Sehingga dari segi efektifitas, justru menambah beban pekerjaan terkait dengan informasi yang dibutuhkan.

Kendala lain yang seringkali muncul adalah terbatasnya kuota yang diberikan kepada setiap PNS justru cenderung menghambat pekerjaan masing-masing. contoh saja ketika saya harus mengakses email yang telah saya terima dari tahun sebelumnya, namun dikarenakan terbatasnya kuota yang saya miliki, saya harus menghubungi server dan akhirnya kembali saya harus menggunakan email pribadi untuk berkomunikasi.

Image

Belum lagi ketika file yang dikirimkan atau diterima dalam kapasitas yang besar. Tentu saja menjadi kendala kecuali di buka langsung di server terkait.  Apalagi jika harus mengakomodasi 4,2 juta PNS seluruh Indonesia seperti yang disampaikan oleh praktisi IT dari Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Program Diploma Institut Pertanian Bogor (IPB) Medhanita Dewi Renanti. 

Menurutnya, penggunaan domain kedinasan atau pemerintah memang bisa lebih save ketimbang domain umum  tetapi, sebagai PNS, dia menyayangkan ketika server penyedia domain kedinasan itu penuh. Sehingga akses penyimpanan data hasil penerimaan email menjadi tersendat.

“Jika setiap PNS mendapatkan kuota 1 GB, berarti server yang disiapkan harus mempu menampung data sebanyak 4,2 juta GB,” jelasnya. Sehingga, tanpa kapasitas server yang besar, tentu akan menjadi kendala dalam pekerjaan.

 

ps. Fasilias dalam e-mail kedinasan berdomain @pnsmail.go.id itu adalah kapasitas penyimpanan data hingga 1 Gigabyte (GB), bisa dikoneksikan dengan portal atau website instansi tempat berdinas, proteksi dari spam, virus, dan lain-lainnya. Selain itu, domain @pnsmail.go.id bisa diakses melalui ponsel atau tablet.

#RenunganVie